So sparst du Zeit in der Kommunikation

E-Mail, Telefon, WhatsaAp, Facebook, LinkedIn – überall sollen wir präsent sein und schnell reagieren um im Gespräch zu bleiben. Fühlst du dich davon überfordert? Du bist nicht allein!

Die Gefahr der Reaktivität

Die moderne Kommunikation hat die Herausforderung mit sich gebracht, dass es einfach so viele Nachrichten gibt und so viele verschiedene Plattformen, auf denen wir aktiv sind. Überall fordern Menschen unsere Aufmerksamkeit. Dabei muss man vorsichtig sein. Denn schnell ist man in einen Sog hineingezogen, wo man nur noch reagiert. Und es fällt schwer zu unterscheiden, was wir wirklich gerade machen sollten – oder wollen.

Alles ignorieren ist auch nicht der Weg der Wahl

Es gibt viele, die deshalb digitale “Entgiftungskuren” propagieren und dafür plädieren, sich aus den Plattformen fernzuhalten. Aber das Problem ist, dass man sich dabei auch komplett aus diesen Kommunikationsformen verabschiedet. Man schüttet das Kind mit dem Badewasser aus.

Kommunikationsrituale sind der Schlüssel

Für mich war das lange sehr, sehr schwierig eine gute Balance zu finden. Ich habe vor einigen Monaten einen Weg gefunden, den ich seitdem praktiziere und der mir sehr hilft, komplett anders wahrgenommen zu werden. Als professionell, als jemand, der sich zügig auf Nachrichten meldet.

Feste Zeiten

Ich checke alle Kanäle genau einmal am Tag. Wenn es etwas aktuelles zeitnahes gibt, dann auch zwischendurch, aber die anderen Kanäle nur einmal am Tag. Wenn die Leute einmal wissen, dass man einmal am Tag die Nachrichten liest und sich dann prompt meldet, sind die meisten zufrieden. Man kann natürlich Ausnahmen machen für den Chef und Partner. Aber die meisten sind wirklich zufrieden, wenn sie wissen, dass man sich zügig und zuverlässig zurückmeldet.

Feste Abfolge

Eine feste Abfolge hilft den Stress zu minimieren. So sieht meine aus:

  1. Telefon / SMS checken
  2. E-Mails checken
  3. Online-Plattformen checken

Hack 1: WhatsApp auf PC

Als ich entdeckt habe, dass man WhatsApp auch auf dem PC nutzen kann, hat das auch viel verändert. Man kann da so viel schneller schreiben als auf dem Handy und auch schneller einmal einen Link schicken. Ich nutze WhatsApp auch für die Arbeit und das macht es effizienter.

Hack 2: Lesezeichen-Ordner im Browser auf einmal öffnen

Man kann im Browser unter der Adresszeile ja Lesezeichen speichern. Ich habe da einen Ordner angelegt, wo ich alle Seiten drinnen habe, die ich jeden Tag anschauen möchte. Und die kann ich alle auf einmal öffnen. Ich drücke “Strg” und klicke mit der Maus auf den Ordner und schon öffnen sich alle Seiten auf einmal. Die gehe ich dann nach für nach durch und schließe sie. Hier findet man eine Anleitung, wie man so einen Ordner erstellt.

Darin habe ich zum Beispiel:

  • WhatsApp Web
  • Facebook
  • LinkedIn
  • Xing

Dieser Prozess ist super effizient.

Hack 3: Lieber kurz eine schnelle Nachricht schreiben, statt einer überlegten, die ewig braucht

Früher wollte ich immer eine durchdachte Antwort schreiben. Die habe ich dann häufig aufgeschoben und dann irgendwann war es so spät, dass es mir peinlich war, überhaupt noch etwas zu schreiben.

Das habe ich jetzt geändert, ich schreibe lieber eine kurze Nachricht mit dem, was ich in dem Moment schon weiß. Wenn es noch etwas zu recherchieren gibt, notiere ich mir das als eine Aufgabe. So weiß der Andere zumindest schon, dass ich an der Aufgabe dran bin. Dann ist die Beziehung einfacher.

Was findest du in der Kommunikation herausfordernd? Welche Dinge helfen dir? Schreib einen Kommentar und lass es mich wissen!

4 Replies to “So sparst du Zeit in der Kommunikation”

  1. Hi!
    Wollte dir nur mal liebe Grüße aus dem Vogtland dalassen.
    Auch wenn das nicht die Antwort auf die oben gestellte Frage ist… 😉
    Sandra

  2. Herausfordernd finde ich vor allem, was du in Hack 3 ansprichst. Die durchdachte Antwort 😀 Sicherlich ist es am einfachsten, gerade heraus das zu antworten, was einen in den Sinn kommt. Aber ich glaube zum einen… könnte ich das nicht. Beziehungsweise könnte es schon, aber es würde nichts bringen, in Bezug darauf, den Stress zu reduzieren. Ich bin die Art von Mensch, die es irgendwie nicht lassen kann, vergangene Situationen und Konversationen in Endlosschleife zu reflektieren. Und je länger man nicht nur über die eigene Antwort nachdenkt, sondern auch über die Nachricht, auf die man antwortet, desto schwieriger wird es. Weil sich immer neue Interpretationsmöglichkeiten ergeben. So versuche ich zuerst jede Art und Weise, wie eine Frage oder ein Kommentar gemeint sein könnte, in Betracht zu ziehen. Manchmal seziere ich sogar jedes Wort nochmal einzeln, versuche Worte mit augenscheinlich offensichtlicher Bedeutung nochmal neu zu definieren – denn woher weiß ich denn, dass mein Kommunikationspartner das Wort auf die selbe Art versteht und nutzt wie ich? Das ist nämlich selten der Fall. Und dann muss ich noch eine Antwort formen, an die ich selber automatisch mehrere Anforderungen stelle. Natürlich soll sie nützlich sein. Leere Worte bringen keinem was. Das heißt, ich möchte mir Zeit nehmen, richtig zu verstehen und meine Antwort vom Inhalt zu optimieren. Dann versuche ich sie noch so verständlich wie möglich zu formulieren. Und so diplomatisch wie möglich. Und weil keiner gerne als Trottel da steht, natürlich noch zumindest halbwegs geistreich oder intelligent. Selbstverständlich ist das ziemlich allgemein gesprochen, aber ich glaube es wird deutlich, warum Kommunikation manchmal ziemlich anstrengend für mich ist 😀 Was mir hilft… Hm. Nachfragen. Es entstehen so oft Missverständnisse, weil die Leute einfach nicht miteinander reden. Vielleicht weil sie zu schüchtern sind oder nicht als dumm dastehen wollen oder – was ich persönlich gar nicht leiden kann – weil sie davon ausgehen schon zu wissen, was man meint oder denkt. Und mein geliebter Duden. Ich kann stundenlang einfach random Wörter nachschlagen und über ihre Bedeutung nachsinnen. Wow, so viel wollte ich gar nicht schreiben^^ Naja, ich werde noch ein bisschen stöbern und vielleicht sieht man sich nochmal irgendwann – vielleicht bei der nächsten critical mass 😉

    Liebe Grüße!
    Natalie

    1. Hey Natalie! Voll schön von dir zu hören. Hab mich sehr gefreut dich kennengelernt zu haben. Übrigens, dein amerikanischer Akzent ist beeindruckend gut!!! Danke für deinen Kommentar. Ich stimme dir total zu, Kommunikation ist seeehr herausfordernd 🙂 Bis bald!
      Gabriel

  3. Hallo Gabriel,

    sehr schöner Beitrag! Kenne diese Probleme auch. Habe oft Angst eine Nachricht abzuschicken, weil sie dann unwiederbringlich in die Welt entlassen und der Kritik ausgesetzt ist. Kürzer und spontan zu formulieren hilft bestimmt. Inzwischen hab ich auch Sprachnachrichten entdeckt. Beim Sprechen bin ich weniger perfektionistisch, was hilft.

    Eine feste Uhrzeit habe ich nicht, aber allein das Deaktivieren der meisten Notifications auf meinem Handy hilft enorm. Auch wenn ich dadurch oft nachschaue, ob mir jemand geschrieben hat, bewahre ich mir so das Gefühl der Kontrolle. Ich entscheide selbst, ob und wann ich kommunizieren möchte.

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